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„Digital Recruiting“ – Im Spannungsfeld zwischen Informationsinteresse und Datenschutz

05.02.2018

Die Digitalisierung nimmt auf unser Leben immer weiter Einfluss und hält auch Einzug in die Personalarbeit und in den Bewerbungsprozess der Unternehmen.
Das sogenannte E-Recruiting (Personalbeschaffung mittels Einsatz elektronischer Medien) soll der Bewerbungsprozess für alle Beteiligten vereinfachen. Hierbei befinden wir uns jedoch im Spannungsfeld zwischen dem Informationsinteresse des Unternehmens und dem Interesse des Bewerbers an dem Schutz seiner Daten, welches sich in allen Stadien des Bewerbungsprozesses wiederfindet.

Gewährleistung der Datensicherheit

Bereits bei der Kontaktaufnahme ist seitens der Unternehmen sicherzustellen, dass durch die Nutzung elektronischer Medien, wie E-Mails, Apps, Online-Plattformen, etc. die übermittelten Daten nicht für jedermann zugänglich sind. Es dürfen lediglich die Personen auf die Daten zugreifen, die für den Bewerbungsprozess verantwortlich sind. Hierbei ist der sogenannte „Stand der Technik“ einzuhalten, welcher durch die zuständigen Behörden konkretisiert wird.
In der heutigen Zeit nutzen viele Unternehmen zur Durchführung des Bewerberprozesses sogenannte Online-Bewerbungs-Plattformen, welche oft von Drittanbietern gestellt werden. Selbstverständlich müssen auch diese Anbieter die Sicherheitsstandards einhalten. In diesem Zusammenhang stellt sich auch die Frage der Sicherheit sogenannter Cloud-Systeme, welche bei Bewerbungs-Plattformen häufig genutzt werden. Soweit die Datenübermittlung in die Cloud bzw. an Server innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraum erfolgt, ist dies regelmäßig unproblematisch, da innerhalb von Europa ein einheitliches Datenschutzniveau existiert. Soweit die Datenübermittlung außerhalb von Europa erfolgt, sind die Anbieter dieser Plattformen angehalten, durch vertraglich festgelegte Pflichten oder entsprechende Zertifizierungen das europäische Datenschutzniveau zu gewährleisten.

Durchführung von Background-Checks

Soweit Unternehmen durch das Einreichen einer Bewerbung über die Daten der potentiellen Mitarbeiter verfügen, werden  durch die Recruiter teilweise sogenannte Background-Checks durchgeführt. Das heißt, dass die Angaben des Bewerbers mit dem Auftritt in sozialen Netzwerken abgeglichen werden um etwaige Falschangaben zu erkennen. Grundsätzlich sind Informationen aufgrund der rechtlichen Bestimmungen zwar immer direkt beim Bewerber einzuholen, es ist den Unternehmen jedoch gestattet, dass sich diese wegen des Bezugs zum Arbeitsverhältnis das Profil eines Bewerbers in beruflichen sozialen Netzwerken anschauen dürfen.

Zulässigkeit von Online-Interviews

Selbst bei der Durchführung der Bewerbungsgespräche zeigt sich der Einfluss der Digitalisierung. Bewerbungsgespräche werden immer häufiger online durchgeführt um vor allem weite Distanzen zwischen den Gesprächspartnern zu überbrücken. Auch dies rechtlich grundsätzlich möglich, insbesondere dann, wenn dies auch im Interesse des Bewerbers liegt und dieser sein Einverständnis hierzu gegeben hat.

Wohin mit den Daten nach Abschluss des Bewerbungsprozesses?

Wenn das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist, sind generell alle Daten der abgelehnten  Bewerber zu löschen, da diese nicht weiter benötigt werden. Aufgrund der Möglichkeit etwaiger rechtlicher Auseinandersetzungen ist es den Unternehmen jedoch gestattet, die Bewerberdaten noch bis zu 6 Monate nach Abschluss des Bewerberverfahrens aufzubewahren und erst dann zu löschen. Mit Einverständnis des abgelehnten Bewerbers können die Daten auch darüber hinaus beim Unternehmen verbleiben. Dies ist in der Praxis häufig der Fall, wenn Unternehmen über sogenannte Bewerberpools verfügen, in die die abgelehnten Bewerber aufgenommen werden können. Denn auch wenn es dem Einzelnen im konkreten Bewerbungsverfahren nicht gelungen ist, sich durchzusetzen, haben viele Unternehmen ein Interesse daran, auch noch in Zukunft auf einen guten Bewerber zurückzugreifen.

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